A pouco tempo falei em um vídeo que Business Agility é fazer menos focando no que mais importa, e afirmei que o conceito de “Fazer mais com menos” está totalmente ultrapassado e só gera caos nas organizações.
Esta fala gerou vários comentários e dúvidas sobre o “Fazer menos do que mais importa” ser contraintuitivo ou contrassensual. Então, resolvi escrever este artigo para explicar melhor este conceito que está totalmente conectado a agilidade, e tenho certeza que se você ficar até o final, além de entender perfeitamente ainda vai começar a pensar e a buscar praticar este pensamento em tempo integral.
Aproveitando, caso você não tenha visto o vídeo sobre Business Agility vou deixar o link a seguir. Confere ai.
Fazer mais com menos não funciona mais
Bom, o primeiro ponto que é importante destacar e que vai ajudar a entender o ponto central deste artigo, é que para mim a frase, ou máxima utilizada por ai a muito tempo, de “Fazer mais com menos” é uma grande furada, e se já funcionou de fato algum dia, não funciona mais.
Sabe por que não funciona? Porque muita gente quando ouve que “tem que fazer mais com menos” pensa logo em fazer um monte de coisas, independente de gerar algum valor ou não, pelo simples fato de ter uma quantidade grande de trabalho sendo feito e sendo entregue, e que no final provavelmente será um monte de porcarias feitas o mais rápido possível para “hackear” o sistema.
Aqui cheguei em outro ponto importante. Como a máxima é “Fazer mais com menos”, então provavelmente será medido velocidade, eficiência e quantidade de algo produzido. Veja que tudo é métrica quantitativa, o que leva mais uma vez a quanto maior for a quantidade melhor será para a métrica, e quanto menor for o tempo desta produção melhor para a métrica também. Aqui a porca torce o rabo, porque ninguém mais se importa com valor, eficácia e efetividade, só com quantidade de qualquer coisa no menor tempo possível.
Um dos “hackeamentos” de métricas mais comuns neste cenário são os times que entregam o mais rápido possível algo que nem está pronto e nem está funcionando para bater suas métricas de velocidade e quantidade de entrega, mesmo que tenha que corrigir depois, ou melhor, quando outros times ou pessoas terão que corrigir depois, porque já saiu da métrica de quem fez a primeira entrega e foi para a métrica do outro que terá corrigir, e isso soma-se ao: “não é mais problema meu, bati minha meta de quantidade de porcarias entregues”.
Isso é hackear o sistema, mostrando números bonitos que atingem ou “batem” metas, no entanto, por trás dos números bonitos não tem resultado de negócio sendo positivo sendo gerado, pelo contrário, muitas vezes são geradas perdas e mais perdas.
Preciso de mais tempo e de mais pessoas
Outro problema gerado por este pensamento ultrapassado de Mais com Menos é que os problemas são sempre gerados, ou melhor as pessoas colocam a culpa, no fato de não haver tempo suficiente, pessoas suficientes, dinheiro suficiente, recursos suficientes, e claro, o cliente não sabe o que quer e fica pedindo mais coisa toda hora e nunca terminam as solicitações. Isso acontece porque o cliente também está viciado no Mais com Menos, então ele/ela também vai pedir e querer que você como fornecedor faça mais com menos para ele/ela sem se importar com a qualidade e resultado do que está pedindo. (BINGO!)
Aqui a bola de neve se intensifica, porque as empresas não concedem mais de nada, justamente porque o pensamento é fazer mais com menos, e não mais com mais, e com isso mais um problema é gerado. Enormes backlogs de projetos, demandas e iniciativas que nunca diminuem, além da insatisfação do cliente que só aumenta, porque os clientes e solicitantes só reclamam de nunca serem atendidos, e mesmo quando são, afirmam que os times de projetos, produtos e serviços demoram excessivamente.
É claro, veja. Se o defendido por todos é mais com menos, quanto mais pedir, quanto mais inventar, quanto mais existir, melhor, porém na hora de entregar não tem pessoas, tempo e dinheiro suficiente para tudo isso, e nunca haverá.
Então como que a gente resolve tudo isso?
Menos do que é mais importante
É aqui que começamos a falar do Fazer Menos do que é Mais Importante.
Caso você ainda não tenha ligada a frase ao pensamento, Fazer Menos do que é Mais Importante, é o mesmo que o princípio 10 da agilidade diz, ao se referir a simplicidade. Para quem não se lembra, o princípio 10 que está no Manifesto Ágil diz: “Simplicidade É Essencial, e simplicidade é a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado”.
Olha que fantástico, como assim: “Maximizar os trabalhos não realizados”, vou criar um backlog do que eu não fiz? Exatamente! É o pensamento de fazer menos e não mais. Menos trabalho, gera menos esforço, utiliza menos recursos, utiliza menos pessoas, usa menos tempo.
Porém, não é trabalhar menos por trabalhar menos, é colocar o esforço certo no melhor e mais rentável trabalho de todos, é fazer a melhor coisa possível com o esforço que você tem. É colocar a sua equipe e o tempo dela para trabalhar no conjunto de atividades que irá gerar o maior valor possível para o seu produto, área, cliente e empresa.
É muito comum analisarmos portfólios por ai e descobrirmos que de 10 projetos, 7 dão prejuízo e apenas 3 pagam a conta de todos juntos e ainda sobra um lucro. Então, porque não trabalhamos apenas nos 3 e paramos os outros 7?
Outro exemplo comum, produtos gigantescos que fazem um milhão de coisas e os clientes ou usuários destes produtos usam apenas 10% a 20% das funcionalidades deste produto. Então, porque foram feitos os outros 80% a 90%?
Não estou falando aqui de inovação disruptiva, que na sua essência está tentando descobrir o que o cliente ou um mercado pode utilizar, estou falando de projetos e produtos ligados a sustentação do negócio.
Fomos moldados nas últimas décadas, e eu me incluo neste grupo, a perguntar para o cliente o que ele quer mais, o que podemos fazer a mais para atende-lo, como podemos agregar mais valor para convence-lo de ficar com o nosso produto, e acostumamos a acreditar que o melhor produto é aquele que faz absolutamente tudo, até chover, mesmo que o local que o cliente more tenha chuva todos os dias e ele/ela não precise de chuva. Neste momento descobrimos que o que ele/ela queria era fazer parar de chover, mas isso a gente não pensar em ter no produto, e com isso descobrimos que o nosso produto faz de tudo, ou melhor, quase tudo, menos o que o cliente justamente precisava que o produto fizesse.
Fazendo só o que importa
O segredo do Fazer Menos do que Mais Importa, é descobrir o que realmente resolve o problema do cliente e fazer só isso. É entregar produtos mais enxutos, construir produtos e serviços menores, que dão menos trabalho, que dão menos erros, que dão menos manutenção e que de fato resolvem o problema ou entregam exatamente o que o cliente realmente quer de forma direta e objetiva.
Quando entendemos isso, o mistério está resolvido, porque passamos a conversar com os clientes e com os solicitantes de forma a entender o que não precisamos fazer e o que não precisamos entregar que não fará uma grande diferença, e com isso poderemos focar no que realmente importa, no valor verdadeiro do negócio que estamos gerando.
A arte de maximizar os trabalhos que não precisaram ser feitos, é o ato de descobrir desperdícios e removê-los. Tais como:
- Desperdícios que podem estar nos nossos processos de trabalho, e para remover-los enxugamos os processos.
- Desperdícios que podem estar quando participamos excessivamente de reuniões, e pare remove-los paramos de ir em tudo quanto é reunião que nos chamam, e identificamos aquelas que realmente precisamos e devemos ir.
- Desperdícios que podem estar nos produtos e serviços que construímos, e para remove-los deixamos de fazer coisas a mais, deixamos de atender a desejos, pedidos e imaginações, e trabalhamos e entregamos necessidades reais e específicas, e resolvemos problemas verdadeiros e objetivos.
- Desperdícios que podem estar nos projetos que executamos, e para removê-los deixamos processos, métodos, burocracias e tudo mais que for possível mais enxuto, mais leve e mais adaptativo.
Resolvendo problemas antigos
Fazer Menos do que Mais Importa nos ajuda a resolver vários problemas, não pare de ler, porque agora vem a melhor parte.
Lembra do problema de não ter gente, dinheiro, tempo e recursos suficientes? Então, a realidade é que as empresas nunca terão tudo isso em abundância, o fato é que sempre irá faltar. Porém, quando eliminamos desperdícios e fazemos menos trabalhos de maior valor teremos mais tempo sobrando, porque trabalhamos em menos coisas, concorda? E isso também permitirá que as pessoas possam ser utilizadas em outros trabalhos, que o dinheiro seja economizado e que recursos sejam compartilhados.
Lembra do backlog que não parava de crescer no fazer mais com menos, então. Quando vamos para o Fazer Menos do que Mais Importa, reduzimos o backlog de novas iniciativas entrando, porque para Fazermos Menos do que é Mais Importante precisamos descobrir as iniciativas que tem o maior valor, e aqui a matemática é simples.
Atualmente, uma empresa eficaz é a que faz 2 projetos e fatura 10 milhões, e não mais a empresa que precisa fazer 20 projetos para faturar o mesmo 10 milhões, até porque com os 20 projetos ela gastou muito mais do que com os dois. É claro que estou usando matemática básica e que para este meu exemplo cada projeto custa e tem características equivalentes, ok? Não estou falando de 1 mega projeto versus 20 projetos minúsculos, ou vice-e-versa, OK?
Então, além do backlog crescer menos em itens novos ao longo do tempo, ele começará a diminuir, porque também é desperdício ter um backlog muito grande que tem itens a perder de vista que não são entregues nunca, e uma boa prática é revisar o backlog e matar as iniciativas antigas e/ou que não geram valor.
Outro problema a ser resolvido, ou evitado, é o “hackeamento” de métricas. Como estamos preocupados com o resultado do negócio quando estamos Fazendo Menos do que é Mais Importante, o resultado a ser medido é quanto o que produzimos gerou de resultado e de valor ao negócio, e para isso precisamos entender do produto ou serviço, analisar os possíveis ganhos e priorizar, selecionar e trabalhar no que trará maiores ganhos e medir isso. Automaticamente teremos que trabalhar na medição de eficácia e efetividade, voltada mais a benefícios, resultados e valor.
Conclusão
Então Fazer Menos do que é Mais Importante, é parar de achar que um portfólio com 250 projetos que geram uma complexidade maluca, onde 240 projetos atrasam e nunca são entregues é bom e faz da sua empresa melhor do que as concorrentes. Não faz!
Fazer Menos do que é Mais Importante, é parar de achar que um gerente de projetos que toca 30 a 40 projetos é bom e é um sinal de produtividade, por que não é!
Fazer Menos do que é Mais Importante é parar de achar que um produto bom é aquele que faz um milhão de coisas e que o seu cliente será conquistado pelo seu vendedor que fica falando 30 minutos de features e possibilidades do seu produto, e até de promessas que o produto poderá fazer. Porque não é!
O cliente hoje, quer objetividade e nos primeiros 5 minutos já estará pensando em outra coisa e estará achando o seu vendedor e o seu produto chato para caramba, isso se ele ainda estiver na reunião.
Bom, é isso. Aproveitando, se você chegou até aqui não vá embora sem deixar sua contribuição. Me conte ai nos comentários se você concorda ou discorda de mim e se você tem alguma história para contar que contribui com este tema.
Valeu, fica com Deus e até o próximo artigo!
Referências:
CRUZ, Fabio; MASSARI, Vitor. Business Agility Inception – O método evolucionário para potencializar seu negócio em 5 passos. Rio de Janeiro: Brasport, 2021.
Para saber mais sobre o livro Business Agility Inception acesse o seguinte link da editora:
